全部工作，没有流程

它以马尼拉信封开始，信封中的内容为神圣货币：一件作品，也称为“可交付成果”或“资产”。需要为企业创造价值的事物。此资产从一个阶段到另一个阶段，一个人一个人的旅程被称为工作流。自工作开始以来，工作流就一直受到工具和软件的攻击，以使其更高效，更易管理且更不混乱。我们拥有适用于每个行业和通用流程的数据库工具-用于发布的CMS，用于销售的CRM，用于招聘的HR工具，等等。

但是工作流不仅仅是数据-它们还具有诸如协作和执行之类的人为因素。这就是为什么我们最近看到了基于Web的生产力工具（如Monday.com，Asana和Basecamp）激增的原因，该工具旨在管理我们工作流程的两个方面。这些工具大多数仍然围绕数据而不是对话。因此，需要在数据管理工具和会话工具（例如Slack和电子邮件）之间来回穿梭，以及需要流程专家（项目经理）来确保事情不会太麻烦。

哪个提出了问题：为什么我们不能同时拥有这两个？

我们如何到达这里：工作流程工具的演变

为了可视化工作流程管理工具的美好未来，让我们首先绘制图表，了解到今天的情况。在此之前，让我们对工作流程的理解保持一致 是. 韦伯斯特（Merriam Webster） 将其定义为：“从工作流程的开始到结束所涉及的步骤顺序。”但这并不能说明整个故事。

所有工作流都具有某些关键特征，并且任何起作用的工作流背后都有两个关键的推动力：文档编制和执行。

主要特点：

• 总有一种资产。 这就是人与人之间，阶段与阶段之间传递的“事物”。例如，一篇作品或正在开发的产品。

• 状态很重要。资产的当前状况- 进行中，正在等待批准，被拒绝- 之所以重要，是因为它将当前状态传达给关心资产世界运行状况的各个人。

• 资产 变化 遍历工作流程。 沿工作流移动的大多数资产都具有一组核心属性，这些属性始终存在。一个故事将有一个标题和一个副标题。求职者将有姓名，地址和简历。但是，随着资产沿着工作流移动，它会不断演变，并且通常会增加复杂性。例如，销售线索可能以姓名和电话号码开头，但是随着时间的推移，该程序包会继承各种信息：电子邮件线索，通讯说明，建议，合同。随着资产在流程中的移动，它会随着其他参与者的参与而适应和变化。

• 几乎总是有例外。 如果工作流程中没有例外的机会，则可能已经自动化。当您在结帐时单击“购买”时，将开始一系列流程，而无需人工干预。甚至例外也会以自动方式处理（例如，信用卡被拒）。通常情况下，人为的判断会起作用（编辑者讨厌开头的段落），因此您无法使其自动化。  

• 可重复的。 类似的工作流程将涉及许多故事。有些将进行更多轮的编辑，而有些则需要更多的图稿，但是工作流是可重复的。 

• 有压力。 这是一个棘手的问题。缩小视图，所有工作流都是由不断向前推进的内在需求驱动的。如果事态发展到某种程度，解决方案将进一步缩小，组织将遭受痛苦并受到威胁。一些参与该工作流程的人并不太在意时间压力。您经常会听到有关编辑追逐作者草稿的消息。凭词付费的作家知道截止日期，但他们的感受不如编辑大。

文档：电子表格

在1970年代和80年代，世界上第一个工作流程工具应运而生：电子表格。该电子表格最初旨在作为会计分类帐的数字等效形式，被用作跟踪一堆东西的一种极其有效的方式。它非常强大且简单。一排又一排的东西需要 继续走。您可以输入截止日期并按截止日期排序！您可以将最新包装上的血红色！这是完成工作的好方法。

电子表格的表格格式启发了当今大多数工作流程软件以及为该软件提供支持的数据。到目前为止，计算机就是通过这种方式来处理信息。信息网格便于存储和检索。对于人类，网格提供了秩序的错觉。整齐对齐的信息位更容易跟踪。

这些工具中的许多工具都强化了这种以网格为中心的工作方法。是的，当需要注意的东西可以改变颜色时（红色表示现在！），但是在大多数情况下，装满东西的盒子（桌子，看板等）是可行的。

尽管如此，电子表格和当今的工作流程工具都没有解决一个巨大的空白：执行。 Excel很好地将东西放在了堆叠良好的盒子中，只是它没有执行内部流程的机制。有人必须寻找并促使任何工作流程中的各个参与者发挥自己的作用。否则，事情会被卡住。

执法人员：项目经理

项目经理的目标是确保合适的人注意正确的事情，并按时完成他们的部分工作。项目经理必须获取文档（数据行）并将其转换为交流信息。理想地 可行的 通讯。如图所示，它看起来像这样：

由于人类无法在网格中进行交流，因此完成工作的工作是通过互相交谈来实现的。另一方面，是诸如Slack和Microsoft Teams之类的广受欢迎的工具。这是真正的魔术发生的地方。

执法是天生的人类技能。当今的许多工作流程工具都提供了强大的集成功能，因此，当工作流程中满足某些条件时（例如，从第3阶段移至第4阶段），就会触发电子邮件，团队成员在其手机上收到通知或Slackbot点亮向上。它们都是吸引人们注意的好方法，但这不是强制执行，因为机器正在执行要求。太多的ping并没有什么感觉再重要了。时至今日，在整个过程中移动该程序包的最强大的方法就是通过人类交互。

“我将在55839行与您会面”

生产力软件的旅程就是离开软件本身的旅程。我们尚未弥合文档与执法，数据与对话之间的鸿沟：对话发生在电子邮件和聊天中，数据保存在盒子中。大多数工具仍然围绕数据而不是对话。对话工具专注于增强社交动力，使工作可以忍受甚至有时很有趣。

当今最好的工具倾向于依靠隐喻。电子邮件中充满了信封图标。但是工作流的挑战缺乏高保真度的隐喻，因为它实际上是一团糟 在真实生活中。 发明工具有时需要超越常规的设计思维。这部分是设计，部分是人类学。技术比任务更容易准备。我们只需要跳出框框思考。

Rich Ziade (@richziade）是Postlight的联合创始人兼总裁。在以下位置给他一张纸条 [email protected].